Bio Ortopeda - Terapie Biologiczne, ul. Kupiecka 32b, Zielona Góra, tel.: 575 177 007

Informacje o przetwarzaniu danych Pracownika

Szanowni Państwo,

z uwagi na fakt wejścia w życie od 25.05.2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. (dalej „RODO”,  mając na względzie należyte i zgodne z prawem przetwarzanie Państwa danych osobowych pragniemy poinformować o tym, że Ortholine Sp. z o.o., ul. Kupiecka 32B, 65-001 Zielona Góra, NIP 929-186-03-89, jest Administratorem Danych, dalej zwana Spółką, Państwa dane na zasadach wynikających z art. 6 ust. 1 RODO:

W świetle powyższego pragniemy poinformować Państwa, że:

Kiedy jesteśmy Podmiotem przetwarzającym dane osobowe?

  1. Państwa dane pozyskujemy w związku z procesem rekrutacji i zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy bądź przepisami prawa cywilnego w zakresie umów cywilnoprawnych (współpraca Spółki z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą bądź osobami fizycznymi w ramach umowy o dzieło/zlecenia/agencji), a także na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody na przetwarzanie danych, a następnie na podstawie wypełniania ciążącego na Spółce obowiązku w związku z realizacją umowy o pracę czy innej umowy cywilnoprawnej.

Jak można się z nami skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych?

  1. W kwestiach z zakresu ochrony danych osobowych, w tym korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, możecie Państwo kontaktować się z nami na adres:

Ortholine Sp. z o.o., ul. Kupiecka 32B, 65-001 Zielona Góra,

e-mail info@bioortopeda.pl

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane?

Administrator przetwarza dane osobowe dla procesów rekrutacyjnych w zakresie określonym w przepisach prawa pracy i przepisów cywilnych. W razie przekazania do nas Państwa aplikacji bez odrębnej klauzuli zgody w zakresie przetwarzania Państwa danych lub/i nie  na podstawie wcześniejszego ogłoszenia w sprawie prowadzonej rekrutacji Państwa dane będą przetwarzane na zasadzie Państwa wyraźnej zgody wynikającej z dobrowolnego przekazania nam aplikacji zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Na zasadach Państwa zgody przetwarzanie Państwa będzie możliwe do przyszłych rekrutacji.

Administrator przetwarza dane osobowe w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym w oparciu o Kodeks pracy bądź Kodeks cywilny na podstawie obowiązku prawnego ciążącego  na danym Administratorze,  w związku z działaniami zmierzającymi do zawarcia umowy i następnie jej realizacji, a także na podstawie uzasadnionego interesu Spółki (art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO, a także art. 9 RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy, obowiązkowym przetwarzaniem danych wrażliwych w związku z realizacją stosunku pracy,  przepisami Kodeksu cywilnego).

Administrator będzie przetwarzał także dane osobowe w tym zakresie w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes danego Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy oraz w trakcie jej obowiązywania.

  1. Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c i f RODO:

Zgoda

  1. na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być wycofana w dowolnym momencie w taki sam sposób, jak została ona wyrażona bądź na adres e-mailowy: info@bioortopeda.pl, przy czym takie cofnięcie zgody pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej cofnięciem. Administrator będzie przetwarzał Państwa dane do czasu wycofania zgody. Podanie Państwa danych jest niezbędne do procesów rekrutacyjnych w przyszłości bądź na inne stanowisko, niż wskazywane w ogłoszeniu, a następnie do zawarcia i realizowania umowy o pracę, lub innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług i ich realizowanie zgodnie z przepisami prawa;

Umowa

  1. w celu zawarcia i/lub realizacji umowy, (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w szczególności celem zawarcia i wykonania umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług i ich realizowanie zgodnie z przepisami prawa. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do podjęcia działań w zakresie procesu rekrutacji, wykonywania umowy, a także w celu:
  • umożliwienia świadczeniu usług drogą elektroniczną i bezpośrednią, dokonywania transakcji, płatności za pracę/usługę, wypłatą wynagrodzeń,
  • realizacji Państwa żądań, wniosków,

– kontaktowania się z Państwem w celu zawarcia, wykonania umowy o pracę, umowy zlecenia , w tym zakresie przetwarzając Państwa numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego, wizerunku.

Obowiązek prawny

  1. w celu wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 RODO), w szczególności przeprowadzenia procesu rekrutacji, zawarcia i realizacji umowy oraz spełniania obowiązków przechowywania Państwa danych po zakończonym stosunku pracy, innego stosunku cywilnoprawnego, a także w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości  dla celów podatkowych i rachunkowych, ubezpieczeń społecznych, medycyny pracy i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy czy prawa cywilnego. Podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

Uzasadniony interes

  1. w celu wynikającego z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, która z naszego upoważnienia przetwarza dane osobowe w celach procesu rekrutacyjnego osób współpracujących z Administratorem. Prawnie uzasadnione interesy dot. procesu rekrutacyjnego realizowane przez Nas polegają na oferowaniu Państwu pracy, zlecenia w ramach prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, jakim jest świadczenie jak najwyższej jakości usług na rzecz Naszych Klientów, zwiększenia jakości i zadowolenia z pracy naszych Pracowników. Może to polegać na:

–  monitorowaniu Państwa aktywności w systemie informatycznym,

– monitorowaniu wizyjnym naszego lokalu w celu zapewnienia     bezpieczeństwa osób i ochrony mienia,

– utrzymywaniu z Państwem kontaktu w celach związanych z realizowaną umową o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług i ich realizowanie zgodnie z przepisami prawa, w tym także w czasie rekrutacji, w tym zakresie przetwarzając Państwa numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego, wizerunek, proszeniu o udział w ankietach związanych z pracą, celem budowania ścieżki kariery.

– przechowywaniu danych dla celów archiwizacji oraz realizację zasady rozliczalności przetwarzania Państwa danych,

– w celu dochodzenia roszczeń lub w ramach obrony przed dochodzonymi roszczeniami, związanych z procesem rekrutacji, zatrudnia, zlecenia. Podstawą prawną przetwarzania takich danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zapewnienie możliwość dochodzenia oraz obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jaki mamy cel przetwarzania Państwa danych?

  1. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji oraz realizacji umowy o pracę, zlecenia przez czas jej trwania oraz przez czas przechowywania Waszych akt pracowniczych w zakresie realizacji umowy o pracę i innych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Okres przetwarzania, przechowywania danych?

  1. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody do czasu odwołania zgody, a po odwołaniu zgody przez okres przewidziany przepisami prawa w zakresie dochodzenia ewentualnych praw i roszczeń oraz zgodnie z przepisami o rachunkowości, prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ubezpieczeń społecznych.

Dane przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu, dla celów rekrutacyjnych przechowywane są przez czas rekrutacji. Jeśli nie mamy zgody na przetwarzanie danych w innych rekrutacjach na przyszłość aplikacje usuwane są po zakończeniu procesu rekrutacji niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 miesiąca.  W przypadku zawarcia umowy dane będą przetwarzane  przez czas wynikający z obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa pracy, przechowywania akt pracowniczych, a w przypadku innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług przez czas przewidziany przepisami prawa dla tego rodzaju umowy, a także przez czas wynikający z przepisów prawa o rachunkowości oraz zgodnie z otrzymanymi zgodami, a także do chwili wniesienia sprzeciwu do przetwarzania danych, zależnie od tego, które z faktów nastąpi jako pierwsze. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych będą one przetwarzane do czasu jej cofnięcia lub wyrażenia sprzeciwu co do przetwarzania danych, nie dłużej niż rok od chwili ich otrzymania, jeśli nie będą służyły do realizacji umów, utrzymywania kontaktu.

Ponadto w razie przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu danego Administratora, ze względów bezpieczeństwa dane przetwarzane są przez okres niezbędny realizację tego interesu. Administrator oraz Podmiot przetwarzający dane przestanie wcześniej przetwarzać dane wykorzystywane na podstawie uzasadnionego interesu z chwilą złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w tych celach, jeśli przepisy prawa będą uprawniały do złożenia takiego sprzeciwu.

Przetwarzamy lub przechowujemy Państwa dane w trakcie obowiązywania umowy o pracę, lub innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług zgodnie z przepisami prawa także po jej zakończeniu w celu:

– dochodzenia roszczeń i praw przez okres przewidziany przepisami prawa o przedawnieniu roszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa celem realizacji obowiązków przepisów podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych, zgodnie z przepisami prawa,

–  statystycznych i archiwizacyjnych,

– oceny zadowolenia z pracy Pracowników, celem budowania ścieżki kariery i budowania zespołu, ażeby jeszcze lepiej wykonywać usługi na rzecz naszych Klientów;

– rozliczalności wykazania przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych przez okres, w którym Administrator będzie zobligowany do zachowania danych lub dokumentów, które dokumentują spełnienia wymagań prawnych i umożliwienie kontroli przez organy nadzoru.

Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzamy przez 3 tygodnie, nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy, o ile materiał z tych danych nie będzie wykorzystany do postępowania jako dowód. Wówczas takie dane będą usuwane po zakończeniu postępowania.

Dlaczego należy przekazać dane osobowe?

  1. Podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej związanej z realizacją usług i jest konieczne do zawarcia i wykonywania umowy, z czym związany jest także proces rekrutacji, na który Państwo złożyliście aplikację bądź na poczet przyszłych rekrutacji zgodnie z Państwa zgodą. Jeśli Państwo nie podadzą tych danych nie będzie możliwe zawarcie i wykonanie umowy, a także świadczenie na Państwa rzecz świadczeń przez Administratora.
  2. Czasami przepis prawa bądź regulaminy Administratora będą wymagały uzyskania od Państwa innych danych, w szczególności do celów zawarcia konkretnej umowy, szkolenia, dla celów podatkowych i rachunkowych oraz w celu dochodzenia roszczeń i praw stron umowy.
  3. Podanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych bądź przekazywania Państwa danych podmiotom trzecim jest dobrowolne, przy czym niezbędne do objęcia procesem przedstawiania Państwu ofert z chwilą zainteresowania nimi z Państwa strony, a także w przyszłości, co związane jest z rekrutacją na to samo bądź inne stanowisko w przyszłości.

Komu udostępniamy, przekazujemy dane osobowe?

  1. Dane osobowe są udostępniane osobom trzecim, w szczególności organom upoważnionym do przetwarzania danych tylko wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami prawa, w tym z celami marketingowymi, związanymi z realizacją umów lub w razie uprzedniej zgody.
  2. Odbiorcami danych mogą być podmioty: zajmujące się obsługą informatyczną i sprzętu Administratora (serwis IT), hostingodawcy, dostawcy oprogramowania ułatwiającego prowadzenie działalności, podmioty ułatwiające optymalizację Serwisu strony internetowej, w tym podmioty wspierające Administratora w świadczeniu usług drogą elektroniczną (np. usługi płatnicze, ubezpieczeniowe, konsultingowe, audytowe, marketingowe, prawne, księgowe, tłumacze, kurierom, firmom rekrutacyjnym), podmioty przetwarzające dane w ramach umowy powierzenia danych w zakresie świadczenia usług outsoursingowych (BHP, ubezpieczenia etc.), banki. Administrator ma praw przekazać dane organom publicznym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (ZUS, Urzędy skarbowe etc.).
  3. Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w zakresie, w jakim są one udostępniane przez źródła publicznie dostępne, a pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych, tj. m. in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Głównego Urzędy Statystycznego (GUS).

Czy przekazujemy Państwa dane do państw trzecich?

  1. Państwa dane osobowe są przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), Unii Europejskiej lub do organizacji międzynarodowych. Informujemy, że przekazujemy dane osobowe podmiotom ze Stanów Zjednoczonych, natomiast takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na ten temat, wszelkie informacje znajdują się na stronie Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem :https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacyshield_pl. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują na terenie Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z obowiązującym prawem.

Państwa dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) do Google LLC w oparciu o zabezpieczenia prawne dot. standardowych klauzul i regulaminów umownych ochrony danych osobowych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską i przynależności do programu Tarcza Prywatności (EU-US-Privacy Shield).

Jakie macie Państwo prawa w związku z przetwarzaniem przez Nas danych osobowych?

  1. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:

14.1.  żądania od Administratora dostępu do danych osobowych,

14.2. żądania od Administratora sprostowania danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne, w uzasadnionych przypadkach możecie Państwo żądać ich zablokowania na określony czas bądź na zawsze,

14.3.  żądania od Administratora usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym), jeśli przepisy prawa na to pozwalają,

14.4.  żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o ile przepisy prawa na to pozwalają,

14.5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego, profilowania (jeśli przepisy prawa na to pozwalają),

14.6. przenoszenia danych osobowych, jeśli będzie to technicznie możliwe do spełnienia, tj. do otrzymania od administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. W takim przypadku Administrator na Państwa wniosek będzie mógł przesłać te dane innemu administratorowi danych, zgodnie z przepisami prawa oraz na warunkach ustalonych w regulaminach wewnętrznych Administratora,

14.7. prawo do niepodlegania  zautomatyzowanym decyzjom, dokonywanym przez maszyny, a w przypadku podjęcia działań związanych z  zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji w zakresie rekrutacji i zatrudniania, a także współpracy mają Państwo  prawo do zakwestionowania tej decyzji, prawo do wyrażenia własnego stanowiska oraz wystąpienia o ponowne przeanalizowanie Państwa sprawy i podjęcie decyzji przez pracownika, czy zleceniobiorcy w graniach i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie zakresu uprawnionego profilowania przez Administratora,

14.8. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Z praw wskazanych w możecie Państwo skorzystać kierując do nas wniosek poprzez kontakt e-mailowy pod adresem Administratora: info@bioortopeda.pl bądź kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany do kontaktu z Administratorem Ochrony Danych, zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych bądź kontaktując się z organem nadzoru w sprawie ochrony danych osobowych.

W przypadku, gdy Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje, celem właściwego wykonania Państwa prawa i roszczeń. Odpowiedź na Państwa wniosek zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W przypadku jakichkolwiek trudności bądź koniecznością analizy Państwa wniosku wymagającą dłuższego czasu, Administrator udzieli Państwu stosownej informacji w tym zakresie. Informujemy, że odpowiedź zostanie udzielona za pośrednictwem poczty, bądź drogą e-mailową jeśli złożyliście Państwo takie żądanie lub wniosek został złożony w formie elektronicznej. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych nie będziemy co do zasady przyjmowali zgłoszeń dot. przetwarzania danych w formie ustnej czy telefonicznie z uwagi na brak możliwości rozpatrzenia takiego żądania natychmiast, bez wcześniejszej oceny sprawy oraz bez rzetelnego sprawdzenia zakresu i sposobu przetwarzania danych. Państwa żądanie powinno zawierać opis danych, do których chcecie uzyskać dostęp. Konieczne będzie także umożliwienie nam dokonania weryfikacji Państwa tożsamości celem jej weryfikacji i zapewnienia rozpatrzenia żądania właściwej osoby.  W przypadku konieczności dostarczenia dokumentu (kopia/skan) celem potwierdzenia Państwa tożsamości (imię, nazwisko, numer identyfikacyjny względnie numer dowodu i jego okres ważności, pozostałe dane, w szczególności: adres, zdjęcie, pozostałe cechy osobowe powinny być zakreślone (zaczernione) w sposób wykluczający odczyt informacji. Potwierdzenie tożsamości w inny sposób będzie rozpatrywane indywidualnie wedle sprawy i Państwa interesów. Dane zawarte w dokumentach tożsamości będą przetwarzane wyłącznie celem weryfikacji danych i tożsamości osoby i nie będą przechowywane dłużej niż to niezbędne do realizacji celu ich przekazania.